Gerenciamento de tempo é um assunto em moda, afinal organizar e ter o controle da agenda é um sonho nos estressantes dias de hoje. E o ambiente corporativo é um terreno fértil para o estresse florescer e trazer com ele problemas profissionais, pessoais e de saúde. Segundo informações da American Psychological Association (organização que representa a psicologia nos Estados Unidos da América e no Canadá), mais de 25% das pessoas afirmam que o trabalho é a principal causa de estresse na vida. A boa notícia é que você pode virar o jogo, basta aprender a identificar o problema para depois solucioná-lo.
Enquete: você sabe usar o seu tempo?
A gestão do tempo pessoal, entretanto, não tem uma receita pronta, mas caminhos que levam a uma melhor administração das atividades ao longo do dia. Um bom começo, segundo o especialista em administração de tempo e produtividade Christian Barbosa, autor dos livros “Tríade do Tempo” e “Você, Dona do Seu Tempo”, entre outros, é descobrir quais os métodos que atrapalham a gestão.
Você sabe usar a tecnologia?
Ela foi feita para facilitar a vida, porém quem não sabe usá-la pode experimentar o efeito contrário. Para o especialista, a avalanche de tecnologia na vida das pessoas pode, muitas vezes, tirar a atenção do foco. “O melhor é estipular um horário para checar e-mails e as redes sociais, como Twitter, Facebook e Orkut. Tire sinais de alerta quando chega uma mensagem, para não dispersar”, recomenda Barbosa.
Você planeja o dia?
Isso não é suficiente, pois já é tarde demais: as tarefas do dia são a prioridade. Segundo Barbosa, o planejamento deve ser feito com antecedência. “Isso significa que você deve pensar nas suas atividades, no mínimo, dos próximos três dias. Caso contrário, será difícil reduzir as urgências previsíveis.”
Você anota o que precisar fazer no dia?
Não? Então é muito provável que urgências e esquecimentos façam parte da sua rotina. “Isso porque é muito mais fácil e produtivo planejar algo que se consiga visualizar claramente e assim desenhar sua estratégia de execução”, diz Barbosa. Isso mesmo, precisa ser real: compre um caderno, uma agenda ou use um software específico para anotar suas demandas. Não dependa somente da memória.
Você usa calendário para anotar tarefas diárias?
Se respondeu sim, repense seus conceitos. De acordo com Barbosa, o calendário impõe horários inflexíveis, sem espontaneidade. “Seu dia possui tarefas para serem executadas, mas não um horário pré-determinado com hora de início e término”, diz o especialista. Portanto, o melhor a fazer é agendar tarefas ao longo do dia, com a possibilidade de realocá-las de acordo com o andamento das atividades. Uma boa opção é gerenciar por de prioridade.
Você começa a segunda-feira com o pé esquerdo?
Isso pode significar que a semana inteira está comprometida. “Se você perder o controle das atividades no primeiro dia e não recuperar na terça, dificilmente conseguirá manter o planejamento”, avisa o especialista em gestão de tempo. Além disso, pode bater aquele sentimento de improdutividade por não ser capaz de finalizar tudo que desejava.
